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Digitalizzazione del Procurement

Settore: Food
Servizio dD: Scouting & Software Selection
Tipo cliente: PMI Italiana attiva nella produzione di salumi ed affettati vegetali

ESIGENZA

Il progetto nasce dall’esigenza, da parte degli uffici Acquisti, Qualità e Produzione, di digitalizzare e tracciare gli scambi di informazioni e documenti con i fornitori di materie prime. Nello specifico, il cliente gestiva tutte le trattative con i fornitori in maniera destrutturata, con prevalenza di attività manuali caratterizzate dall’utilizzo massivo di mail e di moduli e fatture cartacee.
Inoltre, il cliente manifestava difficoltà nel gestire la raccolta, la valutazione e l’archiviazione di tutta la documentazione necessaria alla qualifica dei fornitori. Una gestione manuale delle interazioni con i fornitori rendeva molto oneroso misurare e valutare i KPI legati ai fornitori ed il servizio offerto.

L’esigenza del cliente, quindi, era quella di poter gestire tutte le relazioni con i fornitori attraverso un unico strumento digitale condiviso e fruibile dalle varie business unit aziendali. Uno strumento che permettesse la valutazione delle performance per la propria catena di fornitura in modo agevole e quanto più possibile automatizzato.

OBIETTIVO DEL PROGETTO

Supportare il cliente nello scouting e nella successiva software selection di una soluzione di Digital Procurement, con il fine ultimo di strutturare i processi aziendali in ottica di Vendor Rating.

SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI

La fase iniziale del progetto ha riguardato l’analisi di tutti i processi AS-IS del cliente inerenti alle relazioni con i fornitori. Successivamente si sono identificate tutte quelle categorie di attività in cui si registravano carenze e per cui era necessario un intervento di digitalizzazione. In tal modo è stato delineato il perimetro che la futura soluzione di Digital Procurement avrebbe dovuto coprire.

Contestualmente si è proceduto a identificare le esigenze funzionali specifiche del cliente che sono state riassunte in una checklist.

Una volta identificati processi in scope ed esigenze funzionali si è proceduto a definire le dimensioni attraverso cui effettuare le valutazioni delle soluzioni di Digital Procurement durante la fase di scouting:

Dall’analisi relativa svolta sulle soluzioni oggetto di scouting sono stati individuati 3 cluster principali di soluzioni:

  • Cluster A: eProcurement Suite per grandi aziende caratterizzate da Uffici Acquisti complessi che richiedono una profonda copertura funzionale e da un effort di implementazione elevato
  • Cluster B: soluzioni di Digital Procurement, rivolte a Medie Imprese, caratterizzate da una copertura funzionale estesa dei macro-ambiti funzionali identificati con il cliente e da un effort implementativo medio
  • Cluster C: soluzioni di Procurement Management, ideali per aziende di piccole dimensioni, caratterizzate da una copertura funzionale focalizzata sull’ambito procurement & collaboration ma carenti rispetto gli altri macro-ambiti funzionali

Sono state considerate in target, per richiedere ai fornitori una proposta progettuale ed economica mediante Request for Proposal (RFP), le soluzioni all’interno del Cluster B.

Infine, i fornitori in target sono stati valutati sulla base delle proposte progettuali ed economiche da loro condivise. Per consentire la comparazione tra fornitori diversi e garantire una visione a 360° delle relative proposte, si sono valutati specifici indicatori:

  • Capacità del Partner: volto a definire l’attendibilità dell’azienda attraverso la valutazione di fatturato, organico e referenze nel settore di appartenenza del cliente;
  • Coerenza delle scelte applicative: volto a definire la completezza e la coerenza delle soluzione offerta attraverso la valutazione di funzionalità e features tecnologiche;
  • K-users satisfaction: valutazione qualitativa da parte dei k-users in merito all’efficacia delle sessioni di demo con i fornitori;
  • Qualità del progetto: volto a definire la coerenza del progetto di implementazione della soluzione attraverso la valutazione di approccio del fornitore, timeline prevista e giornate progettuali preventivate;
  • Costi: volto a definire l’effort economico complessivo previsto per l’adozione della soluzione attraverso la valutazione del TCO (Total Cost of Ownership) calcolato su più anni e con lo spaccato tra Capex e Opex.

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