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Controllo di Gestione: meglio un tool di BI o di Performance Management?

Settore: Food

Servizio dD: Scouting & Software Selection

Tipo cliente: PMI Italiana attiva nella produzione di salumi ed affettati vegetali

ESIGENZA

Il progetto nasce dall’esigenza di identificare una nuova soluzione software a supporto delle funzioni aziendali di Controllo di Gestione. 

L’Azienda cliente è una media impresa del Nord Italia, operante nel settore della produzione alimentare, con una consolidata competenza nella produzione di salumi e affettati vegetali e un forte posizionamento aziendale non solo sul mercato italiano, ma anche estero.

Dalla forte crescita aziendale e dal rafforzamento della sua proposizione, è dunque emersa la necessità, per l’Azienda, di introdurre un nuovo applicativo per indirizzare un migliore controllo direzionale, che supportasse le decisioni di Business per il conseguimento di obiettivi aziendali sempre più alti. In particolare, la necessità del cliente era di introdurre uno strumento utile all’adozione di nuove logiche di budgeting e di gestione delle spese, insieme alla capacità di simulazione scenari e di forecasting delle vendite.

OBIETTIVO DEL PROGETTO 

Affiancare il cliente nell’attività di scouting di una soluzione valida come strumento a supporto delle operazioni di Controllo di Gestione (CdG) e, più in generale, come strumento di Business Intelligence per l’Azienda.

Nello specifico, l’Azienda era abituata ad avere una gestione frammentata delle funzioni di CdG e di analisi, che prevedeva un forte utilizzo di strumenti di lavoro individuale e fogli di calcolo strutturati nel tempo dalla stessa. Ciò impegnava con attività manuali le figure direzionali di riferimento e faceva sì che le logiche di simulazione dipendessero dalla capacità individuale dell’uso di Excel di ciascuna figura preposta.

Il lavoro così strutturato rendeva difficoltosa l’attività di controllo dei KPI aziendali, utili a valutare importanti decisioni in termini di strategia di Business e a monitorare il corretto svolgimento di tutti i processi aziendali; inoltre, la collaborazione nel processo di budgeting era resa complicata dall’utilizzo di file di produttività individuale.

L’adozione della nuova soluzione era mirata inizialmente ad offrire supporto operativo al Top Management per il CdG, con l’obiettivo maggiore di estendere poi l’applicazione nei seguenti Uffici per coprire end-to-end il processo di budgeting:

SOLUZIONE PROGETTUALE E RISULTATI

La fase iniziale di progetto ha previsto una serie di interviste mirate ai referenti delle singole funzioni aziendali investite dalla necessità in oggetto, allo scopo di  identificare le singole funzionalità ricercate per il nuovo software, che sono state successivamente mappate all’interno di una checklist funzionale

Schema delle fasi di lavoro seguite durante l’attività progettuale.​

 

Rappresentazione semplificata dello checklist funzionale utilizzata come strumento utile a mappare le funzionalità ricercate per ciascuna delle soluzioni valutate.​

In questa fase è stato possibile delineare il perimetro funzionale che la nuova soluzione avrebbe dovuto necessariamente ricoprire, identificando le singole funzionalità all’interno di una classificazione che tenesse conto di 4 distinti macro-ambiti, quali:

  • Reporting, ovvero la rispondenza a esigenze relative alla gestione della reportistica;
  • Data Exploration, ovvero la rispondenza a esigenze relative alla navigazione ed esplorazione dei dati;
  • Self-Service Analytics, ovvero la rispondenza a esigenze di personalizzazione, visualizzazione dei dati e creazione di report di dettaglio;
  • What-if Analysis/Budgeting, ovvero la rispondenza a esigenze relative alla creazione di simulazione scenari, con funzionalità di planning&forecastingbudgeting e di gestione delle spese.

Messo a fuoco il perimetro di intervento, la successiva fase di lavoro si è concentrata sull’attività di ricerca di soluzioni in target. Queste sono state suddivise in due diverse categorie, in base alla specificità delle soluzioni stesse e alla loro potenzialità a ricoprire i quattro ambiti sopracitati e le diverse caratteristiche di ciascuno.

Di seguito, i due cluster identificati :

Le soluzioni così trovate sono state sistemate all’interno di una matrice comparativa, allo scopo di restituire un’immagine di semplice e diretta lettura rispetto a quanto emerso dallo scouting, e posizionate a seconda della bontà nel rispondere ai requisiti di Business.

Vista la necessità del cliente di adottare una soluzione che integrasse il più possibile le già citate diverse funzioni di CdG insieme a quelle di BI, la soluzione più idonea è stata identificata tra le soluzioni di Corporate Performance Management.

Queste soluzioni, infatti, in quanto sistemi integrati, sono in grado di:

  • rispondere alla necessità di avere viste uniche di tutti i dati,
  • generare report senza il rischio di conflitti nelle versioni
  • incorporare logiche native di budgeting e forecasting

Driver nella scelta della soluzione CPM è stata l’incalzante necessità, da parte della Direzione aziendale, di rendersi autonoma nella creazione di simulazione scenari, potendo così sfruttare al meglio le funzionalità di planning e di forecasting per ottimizzare i processi di budgeting e gestione delle spese, ed avere la possibilità di effettuare comparazioni di scenari mediante visualizzazione grafica degli output previsionali.

Proprio per questi motivi, l’avere individuato un fornitore che avesse una consolidata esperienza nella configurazione della soluzione di CPM per i processi di CdG e Budgeting è stata la chiave di volta nella decisione finale dell’Azienda cliente. In questo modo si sono minimizzati i rischi di possibili derive progettuali durante la configurazione del nuovo sistema e l’Azienda si è potuta affidare nell’adozione di best practice in ambito Budgeting & Forecasting già consolidate presso altre realtà.

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